Umwandlungstage im TVöD SuE das Wichtigste auf einen Blick

1. Was sind Umwandlungstage ?

Umwandlungstage (UWT) sind zusätzliche freie Tage, die du anstelle eines Teils deiner SuE-Zulage nehmen kannst. Maximal zwei Umwandlungstage pro Kalenderjahr sind vorgesehen. Sie sind zusätzlich zu den regulären Regenerationstagen möglich, sodass Beschäftigte im Idealfall bis zu vier freie Tage pro Jahr erhalten.
Rechtlich verankert sind sie im TVöD SuE, Anlage D.12 (§ 3.3a TVöD-B). Ziel ist es, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Zulage flexibel nutzbar zu machen für Freizeit statt nur Geld.

2. Wer kann Umwandlungstage beantragen?

Anspruch haben alle Beschäftigte, mit SuE-Zulage im TVöD SuE. Für neue Mitarbeitende gilt eine einmalige Wartezeit von drei Kalendermonaten, bevor eine Geltendmachung für die Umwandlungstage möglich ist. Das bedeutet: Wer neu in den SuE-Bereich eintritt oder die Tätigkeit wechselt, kann frühestens nach drei Monaten die Umwandlung beantragen.

Auch während Mutterschutz oder Elternzeit muss die Geltendmachung bis 31. Oktober erfolgen, damit der Anspruch für das nächste Kalenderjahr gesichert ist. Bei Krankheit ist der normale Antragsprozess zu beachten: Die Geltendmachung ist auch dann möglich, solange die Fristen eingehalten werden.

3. Wie beantragst du Umwandlungstage?

Die Beantragung erfolgt in zwei Stufen:

1. Stufe 1 – Geltendmachung:
   Bis spätestens 31. Oktober des laufenden Jahres erklärst du schriftlich (z. B. per E-Mail), dass du im nächsten Kalenderjahr bis zu zwei Umwandlungstage beanspruchen möchtest.

   • ein Mustertext für Stufe 1 findest du unten

2. Stufe 2 – Konkrete Tage:
   Die konkreten Tage müssen spätestens vier Wochen vor dem gewünschten Termin schriftlich beantragt werden.

   • Der Arbeitgeber prüft die Anträge und entscheidet bis zwei Wochen vor dem Termin.

   • Ablehnungen sind nur bei dringenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen möglich.

   • Bei gegenseitigem Einvernehmen können Termine auch kurzfristig geändert werden.

   • ein Mustertext für Stufe 2 findest du unten

4. Wie wirken sich die Tauschtage auf deine SuE Zulage aus?

Mit der Nutzung eines Umwandlungstages wird die SuE-Zulage in der folgenden Lohnabrechnung entsprechend gekürzt. Die Berechnung richtet sich nach deinem Stundenentgelt nach § 24 Abs. 3 TVöD und der für diesen Tag vorgesehenen Arbeitszeit. Gibt es keinen festgelegten Dienstplan, wird die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit durch die Anzahl der Arbeitstage geteilt. Die Kürzung erfolgt erst nach Nutzung des Umwandlungstages, nicht im Voraus. Wenn das Stundenentgelt für den gewählten Tag höher ist als die monatliche SuE-Zulage wird der Restbetrag in den Folgemonaten weiter abgezogen. Es wird lediglich die SuE-Zulage gemindert, das Grundgehalt bleibt unberührt.

5. Bekommst du deine Umwandlungstage wieder wenn du krank wirst?

Nein. Fällt ein genehmigter Umwandlungstag auf einen Krankheitstag, entfällt die Arbeitsleistung für diesen Tag. Eine Nachholung ist nur möglich, wenn tarifliche oder betriebliche Regelungen dies vorsehen.

6. Was gilt bei Arbeitgeberwechsel?

Hier kommt es darauf an, wohin du wechselst:

• Wechsel innerhalb der VKA im SuE-Bereich

  Wechselt man innerhalb des SuE-Bereichs zu einem anderen TVöD-Arbeitgeber, kann der Anspruch auf Umwandlungstage fortbestehen, sofern weiterhin SuE-Zulage gezahlt wird. Bereits genehmigte oder nicht genommene Tage werden jedoch nicht automatisch übertragen; das hängt vom neuen Arbeitgeber und dessen Tarifumsetzung ab.

• Wechsel außerhalb des SuE

  Änderst du den Aufgabenbereich und bekommst keine SuE Zulage mehr, entfällt auch deine Möglichkeit diese Zulage in freie Tage umzuwandeln

7. Wann verfallen nicht genommene Umwandlungstage?

Die Geltendmachung muss bis 31. Oktober erfolgen. Nicht beantragte oder nicht genommene Umwandlungstage verfallen in vielen Fällen, da es sich nicht um normalen Urlaub handelt. Praktisch bedeutet das: Je früher du die konkreten Tage beantragst, desto geringer das Risiko, dass sie verloren gehen.

8. Vier Beispiele aus der Praxis

Standardfall: SuE-Zulage wird in Umwandlungstage umgewandelt

Eine Erzieherin beantragt bis 31. Oktober zwei Umwandlungstage für März und Oktober. Ihr Arbeitgeber genehmigt beide Tage. Nach Nutzung wird die Zulage entsprechend gekürzt.

Neuer Job im SuE-Bereich mit Wartezeit

Ein Sozialarbeiter beginnt am 1. Juni in einem SuE-Bereich mit Anspruch auf SuE-Zulage. Nach Ablauf der dreimonatigen Wartezeit, also ab dem 1. September, kann er die Geltendmachung für Umwandlungstage im laufenden Jahr erklären. Über den Rest des Jahres beantragt er bis zum 31. Oktober, zwei Umwandlungstage für das folgende Kalenderjahr zu nutzen. So sichert er sich seinen Anspruch frühzeitig.

Ablehnung durch den Arbeitgeber

Eine Mitarbeiterin einer Kita beantragt für Mai und Juni zwei Umwandlungstage. Der Arbeitgeber lehnt einen der beiden Tage ab, weil in diesem Zeitraum bereits viele Ausfälle geplant sind und dringende betriebliche Gründe vorliegen. Der andere Tag wird genehmigt. Die Mitarbeiterin erhält somit zumindest einen Umwandlungstag und kann einen Teil der Zulage in Freizeit umwandeln.

Krankheit an einem Umwandlungstag

Ein Beschäftigter hat einen Umwandlungstag für den 15. Juli genehmigt bekommen, wird an diesem Tag jedoch krank. Da der Umwandlungstag eine Freistellung darstellt, entfällt die Arbeitsleistung für diesen Tag, und die Zulage wird entsprechend gekürzt. Eine Nachholung ist nur möglich, wenn tarifliche oder betriebliche Regelungen dies erlauben.

9. Mustertext Stufe 1 | Deine Geltendmachung der Umwandlungstage

Wichtig: Diese Geltendmachung musst du bis 31. Oktober des laufenden Jahres verschicken

Betreff: Geltendmachung von Umwandlungstagen für das Kalenderjahr _____

Sehr geehrte/r Frau/Herr ______,

hiermit mache ich gemäß den tarifvertraglichen Regelungen des TVöD SuE fristgerecht die Umwandlung von bis zu zwei Umwandlungstagen (UWT) für das Kalenderjahr _____ geltend.

Ich beziehe die SuE-Zulage und erfülle die Voraussetzungen zur Umwandlung gemäß Anlage D.12 TVöD.

Bitte bestätigen Sie den Eingang dieser Geltendmachung in Textform.

Mit freundlichen Grüßen

(Name)

(Arbeitsbereich / Einrichtung)

Wenn die Geltendmachung vergessen wird, entfällt der Anspruch für das nächste Jahr. Die Zulage wird weiterhin ausgezahlt, freie Tage gibt es dann nicht.

10. Mustertext Stufe 2 | Dein Antrag auf konkrete Umwandlungstage

Wichtig: Diesen Antrag solltest du mind. 4 Wochen vor dem gewünschten Termin abschicken

Betreff: Antrag auf Gewährung eines Umwandlungstages am ..____

Sehr geehrte/r Frau/Herr ______,

entsprechend meiner bereits erklärten Geltendmachung der Umwandlung von Umwandlungstagen (Stufe 1) beantrage ich hiermit einen Umwandlungstag am:

• Datum: ____

Ich beantrage außerdem einen zweiten Umwandlungstag am:
• Datum: ____

Mein Arbeitszeitmodell: ___-Tage-Woche / ggf. Dienstplanregelung: __________.

Ich bitte um eine Entscheidung in Textform spätestens bis zwei Wochen vor dem beantragten Termin, wie in den tariflichen Regelungen vorgesehen.

Mit freundlichen Grüßen

(Name)

(Arbeitsbereich / Einrichtung)